Politique de confidentialité à l’égard des candidats canadiens de ZeniMax MediA
OBJET DE CETTE POLITIQUE : La présente Politique de confidentialité à l’égard des candidats canadiens de ZeniMax Media (la « Politique ») décrit les manières dont nous recueillons et utilisons les renseignements personnels concernant les résidents du Canada qui postulent (les « Candidats ») pour des postes de ZeniMax Media Inc. ou de ses filiales (collectivement, « ZeniMax », « nous », « notre » ou « nos »). Cette Politique complète, mais ne supplante ni ne remplace, tout autre consentement que vous avez pu nous donner précédemment en ce qui a trait à vos renseignements personnels. Cette Politique ne s’applique pas aux employés qui sont visés par une autre politique de confidentialité après la création d’une relation d’emploi. Cette Politique a été élaborée en conformité avec la législation applicable en matière de vie privée. Si cette Politique contrevient aux lois en vigueur, ces dernières prévaudront.
PORTÉE DE CETTE POLITIQUE : Cette Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et divulguons afin d’étudier votre candidature et d’évaluer votre admissibilité à l’emploi.
Aux fins de cette Politique, les « renseignements personnels » désignent toute information qui porte sur un individu et permet d’identifier cet individu de manière directe ou indirecte.
Cette Politique ne vise ni ne s’applique à notre collecte, utilisation ou divulgation des renseignements personnels qui ne sont pas soumis à la législation applicable en matière de vie privée, par exemple les coordonnées professionnelles, ni à toute collecte, utilisation ou divulgation autrement permise par la loi.
Nos pratiques sont-elles les mêmes pour tous les Candidats? Les catégories de renseignements personnels que nous recueillons, ainsi que l’utilisation que nous en faisons, peuvent varier selon le poste ou la région, ainsi qu’en fonction des compétences et responsabilités associées. L’information contenue dans cette Politique a pour but de fournir une description générale de la collecte et de l’utilisation que nous faisons des renseignements personnels des Candidats.
CATÉGORIES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS : Généralement, nous pouvons recueillir des renseignements personnels des catégories suivantes au sujet des Candidats, là où les lois en vigueur le permettent :
DIVULGATION ET TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : Nous pouvons transférer et divulguer les renseignements personnels des catégories décrites ci-dessus aux catégories de tierces parties qui suivent aux fins décrites par la Politique :
Ces tierces parties peuvent se trouver à l’extérieur de votre province d’emploi, y compris en dehors du Canada. Le droit applicable à ces territoires de compétence étrangers pourrait autoriser des gouvernements, tribunaux, forces de l’ordre ou organismes de réglementation étrangers à accéder aux renseignements qui se trouvent dans ces territoires. Le cas échéant, nous nous conformerons aux exigences légales en ce qui a trait aux conditions de divulgation des renseignements personnels.
Dans la mesure où nous devions transférer des renseignements personnels de résidents du Québec en dehors de la province de Québec (y compris à destination d’autres provinces canadiennes), nous le ferons uniquement en pleine conformité avec les lois en vigueur. Lorsque nécessaire, nous mènerons des évaluations complètes des répercussions sur la vie privée et prendrons toutes les mesures requises (y compris, mais sans s’y limiter, des mesures contractuelles) afin de nous assurer que les renseignements personnels que nous transférons bénéficieront d’un niveau adéquat de protection dans le territoire où ils sont transférés.
Nous pouvons également divulguer des renseignements personnels lorsque la loi l’exige ou l’autorise, notamment à des autorités fiscales, services d’indemnisation pour accidents de travail, régimes de services médicaux provinciaux, forces de l’ordre, associations sectorielles ou agences de réglementation.
FINS DE LA COLLECTE ET DE L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels des Candidats qui sont raisonnablement nécessaires à l’évaluation de leur admissibilité et de leur aptitude à l’emploi, conformément au droit applicable. De manière générale, nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels des catégories ci-dessus aux fins suivantes :
Gestion du processus de candidature. Pour la gestion de nos relations avec les Candidats, notamment :
Activités commerciales et services aux clients. Pour l’organisation et l’exploitation de nos activités et la fourniture de nos services à notre clientèle, notamment :
Sécurité et surveillance. Pour la surveillance et la protection de nos ressources, réseaux, installations et biens, notamment :
Audit, comptabilité et gouvernance d’entreprise. À des fins relatives aux finances, aux audits fiscaux ou comptables, à l’audit et à la vérification de nos activités commerciales, aux contrôles de sécurité ou financiers, à la conformité à nos obligations légales, ainsi qu’à d’autres fins commerciales internes telles que l’administration de notre programme de conservation des documents.
Fusions, acquisitions et autres transactions commerciales. Aux fins de planification, de vérification préalable et de mise en œuvre de transactions commerciales, dont les fusions, acquisitions, ventes ou cessions d’actifs, faillites ou restructurations, ou autres transactions commerciales de nature similaire.
Protection et défense des droits. Afin de protéger et défendre nos droits et intérêts et ceux de tierces parties, notamment pour gérer et réagir aux différends avec les Candidats et autres conflits judiciaires, pour enquêter, gérer et réagir aux affaires juridiques comme les plaintes pour harcèlement, les comportements illégaux ou criminels, la fraude, les poursuites civiles et les questions d’assurance, pour répondre aux réclamations ou litiges, et pour établir, défendre ou protéger nos droits ou intérêts, ou les droits, les intérêts, la santé ou la sécurité d’autrui, y compris dans le cadre d’un litige anticipé ou réel impliquant des tiers.
Conformité aux obligations légales applicables. Aux fins de conformité à nos obligations légales applicables (p. ex. admissibilité à l’embauche, citations à comparaître, ordonnances judiciaires) ainsi que pour réaliser les évaluations, examens et déclarations relatifs à ces obligations légales, notamment en vertu des lois et réglementations afférentes à l’emploi et au travail, à la sécurité sociale, à l’impôt, à l’environnement ou à la sécurité au travail, ainsi que tout autre règlement, loi, opinion ou conseil applicable.
Autres fins commerciales. En outre, nous pouvons utiliser certains renseignements personnels que nous recueillons au sujet des Candidats à d’autres fins, dont l’analyse et l’information stratégique.
Nous ne vendons pas les renseignements personnels des Candidats à de tierces parties, et nous ne communiquons pas les renseignements personnels des Candidats à des fins de publicité comportementale inter-contexte.
Généralement, en tant qu’employeur, nous possédons le droit de recueillir, d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels des Candidats sans obtenir leur consentement (mais en les en avisant) lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour créer, gérer ou mettre fin à la relation d’emploi. Là où la loi l’exige, nous obtiendrons le consentement de recueillir les renseignements personnels.
CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous conserverons vos renseignements personnels, y compris vos renseignements personnels sensibles, aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire aux fins de leur collecte et de l’utilisation que nous en faisons, comme le stipule la présente Politique. Dans la mesure permise par le droit applicable, nous conserverons et utiliserons vos renseignements personnels lorsque nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, résoudre les différends, tenir des registres commerciaux adéquats et faire respecter nos ententes. Nous conserverons les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision qui vous concerne pendant un minimum d’une année après leur utilisation dans cette prise de décision.
Nous détruirons, effacerons ou anonymiserons (dans la mesure permise par le droit applicable) les documents ou autres registres contenant des renseignements personnels des Candidats dès qu’il sera raisonnable de présumer que leur finalité originelle ne bénéficie plus de la conservation de ces renseignements et que leur conservation n’est plus nécessaire d’un point de vue juridique ou commercial.
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
Nous protégeons les renseignements personnels sous notre garde ou notre contrôle en prenant les dispositions de sécurité nécessaires conçues pour prévenir tout accès, collecte, utilisation, divulgation, copie, modification, élimination ou autre risque similaire non autorisés. Tout Candidat qui découvre ou soupçonne qu’une collecte, utilisation ou divulgation non autorisée de renseignements personnels a eu lieu doit communiquer avec nous sur-le-champ à l’aide des coordonnées fournies ci-dessous. Tout employé ou Candidat qui accède, recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels sans y être autorisé fera l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la résiliation de son emploi.
EXACTITUDE
Nous fournirons des efforts raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels des Candidats sont exacts, complets et à jour dans le contexte des fins auxquelles ils sont destinés, y compris les renseignements divulgués à de tierces parties ou utilisés pour prendre des décisions qui vous concernent. Dans la majorité des cas, nous comptons sur votre participation pour vous assurer que ces renseignements sont véridiques, exacts et complets. Vous bénéficiez de droits d’accès et de correction comme stipulé ci-dessous.
DROITS DES CANDIDATS
Les Candidats disposent des droits qui suivent par rapport à leurs renseignements personnels :
Les Candidats résidant dans la province de Québec disposent des droits qui suivent par rapport à leurs renseignements personnels, en plus de ceux qui précèdent :
Pour soumettre une demande. Vous pouvez nous faire parvenir vos demandes à applicantprivacy@zenimax.com.
Veuillez noter que nous pourrions vous demander des informations supplémentaires afin de vérifier votre identité et votre demande.
Les agents autorisés et mandataires peuvent nous faire parvenir leurs demandes à applicantprivacy@zenimax.com. Si vous soumettez une demande par l’entremise d’un agent autorisé ou d’un mandataire, celui-ci devra confirmer sa relation avec vous. Nous pourrions également exiger qu’un agent autorisé ou mandataire confirme son identité, notamment en fournissant des renseignements à son sujet, y compris son nom, son adresse courriel, son numéro de téléphone et son adresse. Nous pourrions communiquer directement avec vous pour confirmer que vous avez autorisé l’agent ou le mandataire à soumettre la demande en votre nom.
Certaines circonstances pourraient nous empêcher de satisfaire à votre demande. Si une demande d’accès est refusée, nous vous en aviserons par écrit en détaillant les motifs du refus et en décrivant les recours qui s’offrent à vous.
MODIFICATIONS : Cette Politique peut être modifiée de temps à autre. Nous publierons un avis en cas de modification. Si la portée de notre collecte, utilisation ou divulgation de vos renseignements personnels change dans le cadre de telles modifications, nous pourrions demander aux Candidats, si le droit applicable l’exige, de renouveler leur consentement aux pratiques concernées.
POUR NOUS JOINDRE AU SUJET DE CETTE POLITIQUE : Si vous avez des questions ou préoccupations au sujet de notre utilisation de vos renseignements personnels de la manière décrite par la présente Politique, veuillez écrire à applicantprivacy@zenimax.com.
ZeniMax Media Canadian Applicant Privacy Notice
PURPOSE OF THIS NOTICE: This ZeniMax Media Canadian Applicant Privacy Notice (the “Notice”) describes our collection and use of personal information about Canadian residents who apply for employment (“Applicants”) at ZeniMax Media Inc. or its subsidiaries (together, “ZeniMax,” “we,” “our” or “us”). This Notice supplements but does not supersede nor replace any other consent you may have previously provided to us regarding your personal information. This Notice does not apply to employees who are covered by a separate privacy notice once an employment relationship has been established. This Notice has been developed in compliance with applicable privacy legislation. If this Notice conflicts with any applicable legislation, the legislation will govern.
SCOPE OF THIS NOTICE: This Notice applies to the personal information that we collect, use, and disclose in order to review your application and assess your eligibility for employment.
For the purposes of this Notice, “personal information” refers to any information that relates to an individual and allows that individual to be identified directly or indirectly.
This Notice does not address or apply to our collection, use, or disclosure of personal information that is not subject to applicable privacy laws, such as business contact information, or to collection, use or disclosure that is otherwise permitted by law.
Are our practices the same for all Applicants? The categories of personal information we collect, and our use of personal information, may vary depending upon the position(s) or location, as well as the associated qualifications and responsibilities. The information in this Notice is intended to provide an overall description of our collection and use of personal information about Applicants.
CATEGORIES OF PERSONAL INFORMATION COLLECTED: Generally, we may collect the following categories of personal information about Applicants, where consistent with applicable law:
DISCLOSURE AND TRANSFER OF PERSONAL INFORMATION: We may transfer and disclose the categories of personal information described above to the following categories of third parties for the purposes described in this Notice:
These third parties may be located outside of your province of employment, including outside of Canada. Applicable laws in those foreign jurisdictions might permit foreign governments, courts, law enforcement or regulatory agencies to access the information in those jurisdictions. In these cases, we will comply with local law requirements relating to the conditions for disclosure of personal information.
To the extent that we need to transfer personal information of Québec residents outside of the province of Québec (including to other Canadian provinces), we shall only do so in full compliance with applicable law. Where necessary, we will conduct all necessary data privacy impact assessments and take all necessary measures (including, without limitation, contractual measures) to ensure that the personal information that we transfer will receive an adequate level of protection in the jurisdiction to which it is transferred.
We may also disclose personal information where required or permitted by law, including to taxing authorities, workers compensation authorities, provincial medical service plans, law enforcement agencies, industry associations or regulatory bodies.
PURPOSES FOR COLLECTING AND USING PERSONAL INFORMATION: We collect, use, and disclose Applicant personal information reasonably required to assess eligibility and suitability for employment in accordance with applicable law. Generally, we may collect, use, and disclose the above categories of personal information for the following purposes:
Management of the Application Process. To manage our relationship with Applicants, including:
Business Operations and Client Services. Relating to the organization and operation of our business and our performance of services to clients, including related to:
Security and Monitoring. To monitor and secure our resources, network, premises, and assets, including:
Auditing, Accounting and Corporate Governance. Relating to financial, tax audits, accounting audits, audits and assessments of our business operations, security controls, financial controls, or compliance with legal obligations, and for other internal business purposes such as administration of our records retention program.
M&A and Other Business Transactions. For purposes of planning, due diligence, and implementation of commercial transactions, such as mergers, acquisitions, asset sales or transfers, bankruptcy or reorganization, or other similar business transactions.
Defending and Protecting Rights. To protect and defend our rights and interests and those of third parties, including to manage and respond to Applicant, employee, and other legal disputes, to investigate, manage, and address legal matters such as harassment complaints, unlawful behaviour, criminal behaviour, fraud, civil claims, and insurance matters, to respond to legal claims or disputes, and to otherwise establish, defend, or protect our rights or interests, or the rights, interests, health, or safety of others, including in the context of anticipated or actual litigation with third parties.
Compliance with Applicable Legal Obligations. Relating to compliance with applicable legal obligations (such as hiring eligibility, responding to subpoenas and court orders) as well as assessments, reviews, and reporting relating to such legal obligations, including under employment and labour laws and regulations, social security and tax laws, environmental regulations, workplace safety laws and regulations, and other applicable laws, regulations, opinions, and guidance.
Other Business and Commercial Purposes. In addition, we may use certain personal information we collect about Applicants for other purposes including analytics and insights.
We do not sell Applicants’ personal information to third parties, and we do not share Applicants’ personal information for cross-context behavioural advertising purposes.
As the employer, in general, we have the right to collect, use, and disclose Applicant personal information without consent (but with notice) where reasonably required to establish, manage, and terminate the employment relationship. If and where required by applicable law, we will obtain consent to collect personal information.
RETENTION OF PERSONAL INFORMATION
We will retain your personal information, including sensitive personal information, as long as necessary for purposes for which the personal information was collected and is used by us, as stated in this Notice. To the extent permitted by applicable law, we will retain and use your personal information as necessary to comply with our legal obligations, resolve disputes, maintain appropriate business records, and enforce our agreements. We will keep personal information used to make a decision affecting you for at least one year after using it to make the decision.
We will destroy, erase, or make anonymous (to the extent permitted by applicable laws) documents or other records containing Applicant personal information as soon as it is reasonable to assume that the original purpose is no longer being served by retaining the information and retention is no longer necessary for a legal or business purpose.
PROTECTING INFORMATION
We protect the personal information in our custody or control by making reasonable security arrangements designed to prevent unauthorized access, collection, use, disclosure, copying, modification, disposal, or similar risks. Any Applicant who is aware of, or who suspects, that there has been an unauthorized collection, use, or disclosure of personal information should immediately contact us as set out below. Any Employee or Applicant who accesses, collects, uses, or discloses personal information without authorization will be subject to discipline, up to and including termination of employment.
ACCURACY
We will make reasonable efforts to ensure that Applicant personal information is accurate, complete and up-to-date for the purposes for which it is to be used, including information disclosed to third parties or used to make a decision about you. In most cases, we will rely on you to ensure that information is correct, accurate, and complete. You have access and correction rights as described below.
APPLICANT RIGHTS
Applicants have the following rights with respect to their personal information:
Applicants who are residents of the province of Québec have the following rights with respect to their personal information, in addition to the rights identified above:
Submitting Requests. You may submit requests to us at applicantprivacy@zenimax.com.
Please note that we may require additional information from you in order to verify your identity and request.
Authorized agents or mandataries may submit requests to us at applicantprivacy@zenimax.com. If you are submitting a request through an authorized agent or mandatary, the authorized agent or mandatary must confirm their relationship with you. We may also request that any authorized agents or mandataries verify their identity, including by providing information about themselves, such as their name, email, phone number, and address. We may reach out to you directly to confirm that you have provided the agent or mandatary with your permission to submit the request on your behalf.
There may be circumstances where we will not be able to honour your request. Where an access request is refused, we will notify you in writing, document the reasons for refusal, and outline further steps that are available to you.
CHANGES: This Notice is subject to change from time to time. We will provide notice of such changes. If the scope of our collection, use, or disclosure of your personal information is modified as a result of such changes, Applicants may, if required by applicable law, be asked to confirm their continued consent to such practices.
CONTACTING US ABOUT THIS NOTICE: If you have any questions or concerns regarding our use of personal information as described in this Notice, please contact applicantprivacy@zenimax.com.
PORTÉE DE CETTE POLITIQUE : Cette Politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et divulguons afin d’étudier votre candidature et d’évaluer votre admissibilité à l’emploi.
Aux fins de cette Politique, les « renseignements personnels » désignent toute information qui porte sur un individu et permet d’identifier cet individu de manière directe ou indirecte.
Cette Politique ne vise ni ne s’applique à notre collecte, utilisation ou divulgation des renseignements personnels qui ne sont pas soumis à la législation applicable en matière de vie privée, par exemple les coordonnées professionnelles, ni à toute collecte, utilisation ou divulgation autrement permise par la loi.
Nos pratiques sont-elles les mêmes pour tous les Candidats? Les catégories de renseignements personnels que nous recueillons, ainsi que l’utilisation que nous en faisons, peuvent varier selon le poste ou la région, ainsi qu’en fonction des compétences et responsabilités associées. L’information contenue dans cette Politique a pour but de fournir une description générale de la collecte et de l’utilisation que nous faisons des renseignements personnels des Candidats.
CATÉGORIES DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS : Généralement, nous pouvons recueillir des renseignements personnels des catégories suivantes au sujet des Candidats, là où les lois en vigueur le permettent :
- Identifiants : Par exemple, nom réel, pseudonyme, adresse postale, numéro d’identification unique, identifiant en ligne, adresse IP, adresse courriel ou autres identifiants de nature similaire.
- Documents papier et électroniques : Documents pouvant contenir, notamment, le nom, la signature, l’adresse, le numéro de téléphone, la scolarité, l’emploi, l’historique des emplois, le numéro de permis de conduire ou de carte d’identité provinciale, ou une preuve d’autorisation de travailler au Canada (le cas échéant).
- Caractéristiques personnelles : Par exemple, l’origine ethnique, le genre, le sexe, l’âge, la date de naissance, le statut d’ancien combattant, une situation de handicap, la citoyenneté et toute autre caractéristique relevant d’une catégorie protégée en vertu des lois en vigueur. (Remarque : Généralement, ces renseignements sont recueillis de manière volontaire ou dépersonnalisée et sont utilisés pour soutenir nos efforts en matière d’égalité des chances, de diversité et d’inclusion, ou de manières autrement permises ou exigées par la loi.)
- Données audio, vidéo et électroniques : Par exemple, des informations sous forme audio, électronique, visuelle ou de nature similaire, y compris des images de vidéosurveillance, photos, enregistrements d’appel et autres enregistrements audio (p. ex. les enregistrements des réunions).
- Données de localisation : Informations de localisation concernant un individu ou un appareil précis.
- Informations et historique d’emploi : Informations professionnelles ou liées à l’emploi, curriculum vitæ, lettres de recommandation, notes d’entrevue, vérification des références, vérification des antécédents, salaire, niveau de rémunération, postes occupés, formations et cours terminés ou suivis, évaluations, évaluations du rendement, mesures disciplinaires, promotions, rétrogradations, distinctions ou récompenses.
- Informations au sujet de la scolarité : Par exemple, historique ou informations au sujet du parcours scolaire.
- Données personnelles sensibles : Numéro d’assurance sociale, numéro de permis de conduire, numéro de passeport, preuve d’autorisation de travailler au Canada, origine ethnique, religion, orientation sexuelle, identité de genre et géolocalisation précise.
DIVULGATION ET TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : Nous pouvons transférer et divulguer les renseignements personnels des catégories décrites ci-dessus aux catégories de tierces parties qui suivent aux fins décrites par la Politique :
- Filiales et sociétés affiliées (y compris Microsoft Corporation et les sociétés du groupe Activision Blizzard[SW1] )
- Fournisseurs et prestataires de services (p. ex. prestataires d’avantages sociaux, traitement de la paie, technologies de l’information et hébergement Web)
Ces tierces parties peuvent se trouver à l’extérieur de votre province d’emploi, y compris en dehors du Canada. Le droit applicable à ces territoires de compétence étrangers pourrait autoriser des gouvernements, tribunaux, forces de l’ordre ou organismes de réglementation étrangers à accéder aux renseignements qui se trouvent dans ces territoires. Le cas échéant, nous nous conformerons aux exigences légales en ce qui a trait aux conditions de divulgation des renseignements personnels.
Dans la mesure où nous devions transférer des renseignements personnels de résidents du Québec en dehors de la province de Québec (y compris à destination d’autres provinces canadiennes), nous le ferons uniquement en pleine conformité avec les lois en vigueur. Lorsque nécessaire, nous mènerons des évaluations complètes des répercussions sur la vie privée et prendrons toutes les mesures requises (y compris, mais sans s’y limiter, des mesures contractuelles) afin de nous assurer que les renseignements personnels que nous transférons bénéficieront d’un niveau adéquat de protection dans le territoire où ils sont transférés.
Nous pouvons également divulguer des renseignements personnels lorsque la loi l’exige ou l’autorise, notamment à des autorités fiscales, services d’indemnisation pour accidents de travail, régimes de services médicaux provinciaux, forces de l’ordre, associations sectorielles ou agences de réglementation.
FINS DE LA COLLECTE ET DE L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels des Candidats qui sont raisonnablement nécessaires à l’évaluation de leur admissibilité et de leur aptitude à l’emploi, conformément au droit applicable. De manière générale, nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels des catégories ci-dessus aux fins suivantes :
Gestion du processus de candidature. Pour la gestion de nos relations avec les Candidats, notamment :
- évaluer l’admissibilité et l’aptitude à l’emploi;
- administrer ou exécuter des contrats de travail, s’il y a lieu;
- effectuer une présélection parmi les candidats ou le personnel (si pertinent et conforme au droit applicable);
- servir aux fins de perfectionnement et de formation;
- vérifier et gérer les références, permis, licences et autres compétences applicables des Candidats;
- permettre la communication et la collaboration avec les Candidats;
- appuyer notre politique en matière d’égalité des chances et nos programmes de diversité et d’inclusion.
Activités commerciales et services aux clients. Pour l’organisation et l’exploitation de nos activités et la fourniture de nos services à notre clientèle, notamment :
- exploiter nos activités en développant, produisant, commercialisant, vendant et fournissant des produits et services;
- fournir un service après-vente à notre clientèle;
- fournir et maintenir un milieu de travail sain et sécuritaire pour tout notre personnel;
- auditer et évaluer le rendement des activités commerciales, y compris les services aux clients et les activités connexes;
- assurer la formation et le contrôle de la qualité;
- respecter nos obligations envers notre clientèle en matière de déclaration et d’audit;
- réaliser des occasions de développement des affaires, selon le cas;
- permettre la communication dans le but de faciliter ce qui précède.
Sécurité et surveillance. Pour la surveillance et la protection de nos ressources, réseaux, installations et biens, notamment :
- surveiller, prévenir et examiner toute inconduite ou violation des règles de travail soupçonnée ou alléguée;
- surveiller, prévenir, examiner et réagir à tout incident relatif à la sécurité ou à la vie privée;
- fournir et gérer l’accès aux contrôles physiques et techniques des accès;
- surveiller l’activité, l’accès et l’utilisation afin de garantir la sécurité et le fonctionnement de nos systèmes et ressources;
- protéger nos bureaux, locaux et biens physiques, y compris en utilisant des systèmes électroniques de contrôle des accès et la vidéosurveillance;
- prévenir le vol, la fraude et les risques de nature similaire.
Audit, comptabilité et gouvernance d’entreprise. À des fins relatives aux finances, aux audits fiscaux ou comptables, à l’audit et à la vérification de nos activités commerciales, aux contrôles de sécurité ou financiers, à la conformité à nos obligations légales, ainsi qu’à d’autres fins commerciales internes telles que l’administration de notre programme de conservation des documents.
Fusions, acquisitions et autres transactions commerciales. Aux fins de planification, de vérification préalable et de mise en œuvre de transactions commerciales, dont les fusions, acquisitions, ventes ou cessions d’actifs, faillites ou restructurations, ou autres transactions commerciales de nature similaire.
Protection et défense des droits. Afin de protéger et défendre nos droits et intérêts et ceux de tierces parties, notamment pour gérer et réagir aux différends avec les Candidats et autres conflits judiciaires, pour enquêter, gérer et réagir aux affaires juridiques comme les plaintes pour harcèlement, les comportements illégaux ou criminels, la fraude, les poursuites civiles et les questions d’assurance, pour répondre aux réclamations ou litiges, et pour établir, défendre ou protéger nos droits ou intérêts, ou les droits, les intérêts, la santé ou la sécurité d’autrui, y compris dans le cadre d’un litige anticipé ou réel impliquant des tiers.
Conformité aux obligations légales applicables. Aux fins de conformité à nos obligations légales applicables (p. ex. admissibilité à l’embauche, citations à comparaître, ordonnances judiciaires) ainsi que pour réaliser les évaluations, examens et déclarations relatifs à ces obligations légales, notamment en vertu des lois et réglementations afférentes à l’emploi et au travail, à la sécurité sociale, à l’impôt, à l’environnement ou à la sécurité au travail, ainsi que tout autre règlement, loi, opinion ou conseil applicable.
Autres fins commerciales. En outre, nous pouvons utiliser certains renseignements personnels que nous recueillons au sujet des Candidats à d’autres fins, dont l’analyse et l’information stratégique.
Nous ne vendons pas les renseignements personnels des Candidats à de tierces parties, et nous ne communiquons pas les renseignements personnels des Candidats à des fins de publicité comportementale inter-contexte.
Généralement, en tant qu’employeur, nous possédons le droit de recueillir, d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels des Candidats sans obtenir leur consentement (mais en les en avisant) lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour créer, gérer ou mettre fin à la relation d’emploi. Là où la loi l’exige, nous obtiendrons le consentement de recueillir les renseignements personnels.
CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous conserverons vos renseignements personnels, y compris vos renseignements personnels sensibles, aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire aux fins de leur collecte et de l’utilisation que nous en faisons, comme le stipule la présente Politique. Dans la mesure permise par le droit applicable, nous conserverons et utiliserons vos renseignements personnels lorsque nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, résoudre les différends, tenir des registres commerciaux adéquats et faire respecter nos ententes. Nous conserverons les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision qui vous concerne pendant un minimum d’une année après leur utilisation dans cette prise de décision.
Nous détruirons, effacerons ou anonymiserons (dans la mesure permise par le droit applicable) les documents ou autres registres contenant des renseignements personnels des Candidats dès qu’il sera raisonnable de présumer que leur finalité originelle ne bénéficie plus de la conservation de ces renseignements et que leur conservation n’est plus nécessaire d’un point de vue juridique ou commercial.
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
Nous protégeons les renseignements personnels sous notre garde ou notre contrôle en prenant les dispositions de sécurité nécessaires conçues pour prévenir tout accès, collecte, utilisation, divulgation, copie, modification, élimination ou autre risque similaire non autorisés. Tout Candidat qui découvre ou soupçonne qu’une collecte, utilisation ou divulgation non autorisée de renseignements personnels a eu lieu doit communiquer avec nous sur-le-champ à l’aide des coordonnées fournies ci-dessous. Tout employé ou Candidat qui accède, recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels sans y être autorisé fera l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la résiliation de son emploi.
EXACTITUDE
Nous fournirons des efforts raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels des Candidats sont exacts, complets et à jour dans le contexte des fins auxquelles ils sont destinés, y compris les renseignements divulgués à de tierces parties ou utilisés pour prendre des décisions qui vous concernent. Dans la majorité des cas, nous comptons sur votre participation pour vous assurer que ces renseignements sont véridiques, exacts et complets. Vous bénéficiez de droits d’accès et de correction comme stipulé ci-dessous.
DROITS DES CANDIDATS
Les Candidats disposent des droits qui suivent par rapport à leurs renseignements personnels :
- Droit d’accès : Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels détenus par ZeniMax, sous réserve du territoire de compétence dans lequel vous résidez. Si une demande d’accès est refusée, nous vous en aviserons par écrit en détaillant les motifs du refus et en décrivant les recours qui s’offrent à vous.
- Droit de correction des renseignements inexacts : Vous avez le droit de demander et d’obtenir la correction de renseignements personnels inexacts que nous avons recueillis à votre sujet. Si une contestation relative à l’exactitude de vos renseignements personnels n’est pas résolue à votre satisfaction, nous annoterons les renseignements personnels que nous contrôlons de manière à indiquer qu’une correction a été demandée, mais non effectuée.
Les Candidats résidant dans la province de Québec disposent des droits qui suivent par rapport à leurs renseignements personnels, en plus de ceux qui précèdent :
- Les Candidats ont le droit de retirer leur consentement à notre utilisation ou notre divulgation de leurs renseignements personnels, sans toutefois affecter la légalité de toute utilisation ou divulgation effectuée avant le retrait de leur consentement. Le retrait du consentement ne nous oblige en rien à supprimer des renseignements personnels que nous sommes autrement autorisés ou obligés de conserver en vertu du droit applicable. Si vous retirez votre consentement, il est possible que nous ne puissions pas maintenir votre lien d’emploi.
- Certains Candidats peuvent disposer du droit d’obtenir une copie lisible par machine de leurs renseignements personnels ou de nous demander de les transférer à une tierce partie de leur choix (portabilité des données).
- Dans certaines circonstances, les Candidats peuvent disposer du droit de demander que nous cessions de diffuser leurs renseignements personnels ou que nous désindexions tout hyperlien permettant d’accéder à leurs renseignements personnels à l’aide de moyens technologiques, si une telle diffusion contrevient au droit applicable ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli).
Pour soumettre une demande. Vous pouvez nous faire parvenir vos demandes à applicantprivacy@zenimax.com.
Veuillez noter que nous pourrions vous demander des informations supplémentaires afin de vérifier votre identité et votre demande.
Les agents autorisés et mandataires peuvent nous faire parvenir leurs demandes à applicantprivacy@zenimax.com. Si vous soumettez une demande par l’entremise d’un agent autorisé ou d’un mandataire, celui-ci devra confirmer sa relation avec vous. Nous pourrions également exiger qu’un agent autorisé ou mandataire confirme son identité, notamment en fournissant des renseignements à son sujet, y compris son nom, son adresse courriel, son numéro de téléphone et son adresse. Nous pourrions communiquer directement avec vous pour confirmer que vous avez autorisé l’agent ou le mandataire à soumettre la demande en votre nom.
Certaines circonstances pourraient nous empêcher de satisfaire à votre demande. Si une demande d’accès est refusée, nous vous en aviserons par écrit en détaillant les motifs du refus et en décrivant les recours qui s’offrent à vous.
MODIFICATIONS : Cette Politique peut être modifiée de temps à autre. Nous publierons un avis en cas de modification. Si la portée de notre collecte, utilisation ou divulgation de vos renseignements personnels change dans le cadre de telles modifications, nous pourrions demander aux Candidats, si le droit applicable l’exige, de renouveler leur consentement aux pratiques concernées.
POUR NOUS JOINDRE AU SUJET DE CETTE POLITIQUE : Si vous avez des questions ou préoccupations au sujet de notre utilisation de vos renseignements personnels de la manière décrite par la présente Politique, veuillez écrire à applicantprivacy@zenimax.com.
ZeniMax Media Canadian Applicant Privacy Notice
PURPOSE OF THIS NOTICE: This ZeniMax Media Canadian Applicant Privacy Notice (the “Notice”) describes our collection and use of personal information about Canadian residents who apply for employment (“Applicants”) at ZeniMax Media Inc. or its subsidiaries (together, “ZeniMax,” “we,” “our” or “us”). This Notice supplements but does not supersede nor replace any other consent you may have previously provided to us regarding your personal information. This Notice does not apply to employees who are covered by a separate privacy notice once an employment relationship has been established. This Notice has been developed in compliance with applicable privacy legislation. If this Notice conflicts with any applicable legislation, the legislation will govern.
SCOPE OF THIS NOTICE: This Notice applies to the personal information that we collect, use, and disclose in order to review your application and assess your eligibility for employment.
For the purposes of this Notice, “personal information” refers to any information that relates to an individual and allows that individual to be identified directly or indirectly.
This Notice does not address or apply to our collection, use, or disclosure of personal information that is not subject to applicable privacy laws, such as business contact information, or to collection, use or disclosure that is otherwise permitted by law.
Are our practices the same for all Applicants? The categories of personal information we collect, and our use of personal information, may vary depending upon the position(s) or location, as well as the associated qualifications and responsibilities. The information in this Notice is intended to provide an overall description of our collection and use of personal information about Applicants.
CATEGORIES OF PERSONAL INFORMATION COLLECTED: Generally, we may collect the following categories of personal information about Applicants, where consistent with applicable law:
- Identifiers: such as a real name, alias, postal address, unique personal identifier, online identifier, Internet Protocol address, email address, or other similar identifiers.
- Paper and Electronic Records: such as records that may contain name, signature, address, telephone number, education, employment, employment history, driver’s license or provincial identification card number, or evidence of authorization to work in Canada (if applicable).
- Personal Characteristics: such as race/ethnicity, gender, sex, age, date of birth, veteran status, disability, citizenship status, and other characteristics of protected classifications under applicable law. (Note: generally, this information is collected on a voluntary or de-identified basis, and is used in support of our equal opportunity and diversity and inclusion efforts or where otherwise permitted or required by law.)
- Audio, Video and Other Electronic Data: such as audio, electronic, visual, or similar information, including CCTV footage, photographs, call recordings, and other audio recording (e.g., recorded meetings).
- Location Data: location information about a particular individual or device.
- Employment Information and History: professional or employment-related information, resume, reference letters, interview notes, reference checks, background checks, salary, pay level, positions held, training and courses completed or attended, evaluations, performance reviews, discipline, promotions, demotions, awards, or commendations.
- Education Information: such as information about education history or background.
- Sensitive Personal Information. Social insurance number, driver’s license number, passport number, evidence of valid authority to work in Canada, race/ethnicity, religion, sexual orientation, gender identity, and precise geolocation information.
DISCLOSURE AND TRANSFER OF PERSONAL INFORMATION: We may transfer and disclose the categories of personal information described above to the following categories of third parties for the purposes described in this Notice:
- Affiliates and subsidiaries (including Microsoft Corporation and the Activision Blizzard group companies[DB2] )
- Service providers and suppliers (for example, benefits providers, payroll providers, information technology and hosting providers)
These third parties may be located outside of your province of employment, including outside of Canada. Applicable laws in those foreign jurisdictions might permit foreign governments, courts, law enforcement or regulatory agencies to access the information in those jurisdictions. In these cases, we will comply with local law requirements relating to the conditions for disclosure of personal information.
To the extent that we need to transfer personal information of Québec residents outside of the province of Québec (including to other Canadian provinces), we shall only do so in full compliance with applicable law. Where necessary, we will conduct all necessary data privacy impact assessments and take all necessary measures (including, without limitation, contractual measures) to ensure that the personal information that we transfer will receive an adequate level of protection in the jurisdiction to which it is transferred.
We may also disclose personal information where required or permitted by law, including to taxing authorities, workers compensation authorities, provincial medical service plans, law enforcement agencies, industry associations or regulatory bodies.
PURPOSES FOR COLLECTING AND USING PERSONAL INFORMATION: We collect, use, and disclose Applicant personal information reasonably required to assess eligibility and suitability for employment in accordance with applicable law. Generally, we may collect, use, and disclose the above categories of personal information for the following purposes:
Management of the Application Process. To manage our relationship with Applicants, including:
- Assessing eligibility and suitability for employment
- Administering or performing employment contracts where applicable
- Conducting pre-employment and employment screening (where relevant and pursuant to applicable laws)
- Professional development and training purposes
- Verification and management of applicable Applicant credentials, licensing, and other qualifications
- Facilitating Applicant communication and collaboration
- Supporting our equal opportunity employment policy and diversity and inclusion programs
Business Operations and Client Services. Relating to the organization and operation of our business and our performance of services to clients, including related to:
- Operating our business by developing, producing, marketing, selling, and providing goods and services
- Providing after-sales services to clients
- Providing and maintaining a healthy and safe work environment for all personnel
- Auditing and assessing performance of business operations, including client services and associated activities
- Training and quality control
- Satisfying client reporting and auditing obligations
- Facilitating business development opportunities, as relevant
- Facilitating communications in furtherance of the foregoing
Security and Monitoring. To monitor and secure our resources, network, premises, and assets, including:
- Monitoring for, preventing, and investigating suspected or alleged misconduct or violations of work rules
- Monitoring for, preventing, investigating, and responding to security and privacy incidents
- Providing and managing access to physical and technical access controls
- Monitoring activities, access, and use to ensure the security and functioning of our systems and assets
- Securing our offices, premises, and physical assets, including through the use of electronic access systems and video monitoring
- Preventing theft, fraud, and similar risks
Auditing, Accounting and Corporate Governance. Relating to financial, tax audits, accounting audits, audits and assessments of our business operations, security controls, financial controls, or compliance with legal obligations, and for other internal business purposes such as administration of our records retention program.
M&A and Other Business Transactions. For purposes of planning, due diligence, and implementation of commercial transactions, such as mergers, acquisitions, asset sales or transfers, bankruptcy or reorganization, or other similar business transactions.
Defending and Protecting Rights. To protect and defend our rights and interests and those of third parties, including to manage and respond to Applicant, employee, and other legal disputes, to investigate, manage, and address legal matters such as harassment complaints, unlawful behaviour, criminal behaviour, fraud, civil claims, and insurance matters, to respond to legal claims or disputes, and to otherwise establish, defend, or protect our rights or interests, or the rights, interests, health, or safety of others, including in the context of anticipated or actual litigation with third parties.
Compliance with Applicable Legal Obligations. Relating to compliance with applicable legal obligations (such as hiring eligibility, responding to subpoenas and court orders) as well as assessments, reviews, and reporting relating to such legal obligations, including under employment and labour laws and regulations, social security and tax laws, environmental regulations, workplace safety laws and regulations, and other applicable laws, regulations, opinions, and guidance.
Other Business and Commercial Purposes. In addition, we may use certain personal information we collect about Applicants for other purposes including analytics and insights.
We do not sell Applicants’ personal information to third parties, and we do not share Applicants’ personal information for cross-context behavioural advertising purposes.
As the employer, in general, we have the right to collect, use, and disclose Applicant personal information without consent (but with notice) where reasonably required to establish, manage, and terminate the employment relationship. If and where required by applicable law, we will obtain consent to collect personal information.
RETENTION OF PERSONAL INFORMATION
We will retain your personal information, including sensitive personal information, as long as necessary for purposes for which the personal information was collected and is used by us, as stated in this Notice. To the extent permitted by applicable law, we will retain and use your personal information as necessary to comply with our legal obligations, resolve disputes, maintain appropriate business records, and enforce our agreements. We will keep personal information used to make a decision affecting you for at least one year after using it to make the decision.
We will destroy, erase, or make anonymous (to the extent permitted by applicable laws) documents or other records containing Applicant personal information as soon as it is reasonable to assume that the original purpose is no longer being served by retaining the information and retention is no longer necessary for a legal or business purpose.
PROTECTING INFORMATION
We protect the personal information in our custody or control by making reasonable security arrangements designed to prevent unauthorized access, collection, use, disclosure, copying, modification, disposal, or similar risks. Any Applicant who is aware of, or who suspects, that there has been an unauthorized collection, use, or disclosure of personal information should immediately contact us as set out below. Any Employee or Applicant who accesses, collects, uses, or discloses personal information without authorization will be subject to discipline, up to and including termination of employment.
ACCURACY
We will make reasonable efforts to ensure that Applicant personal information is accurate, complete and up-to-date for the purposes for which it is to be used, including information disclosed to third parties or used to make a decision about you. In most cases, we will rely on you to ensure that information is correct, accurate, and complete. You have access and correction rights as described below.
APPLICANT RIGHTS
Applicants have the following rights with respect to their personal information:
- Right to access: You may have a right to access your personal information held by ZeniMax, subject to your jurisdiction of residence. Where an access request is refused, we will notify you in writing, document the reasons for refusal, and outline further steps which are available to you.
- Right to correct inaccurate information: You may have a right to request correction of your inaccurate personal information that we have collected about you and to have such personal information corrected. If a challenge regarding the accuracy of your personal information is not resolved to your satisfaction, we will annotate the personal information under our control with a note that the correction was requested but not made.
Applicants who are residents of the province of Québec have the following rights with respect to their personal information, in addition to the rights identified above:
- Applicants have the right to withdraw their consent to our use or disclosure of personal information, without affecting the lawfulness of any uses or disclosures made up until withdrawal. Withdrawal of consent does not create an obligation for us to delete personal information which we are otherwise allowed or required to retain under applicable law. If you withdraw your consent we may not be able to continue to employ you.
- Applicants may have the right to obtain a machine-readable copy of their personal information or to have us transfer it to another third party of their choice (data portability).
- Applicants may, in certain circumstances, have the right to request that we cease disseminating their personal information or to de-index any hyperlink that allows access to that personal information by technological means, if such dissemination contravenes applicable law or a court (right to de-indexation).
Submitting Requests. You may submit requests to us at applicantprivacy@zenimax.com.
Please note that we may require additional information from you in order to verify your identity and request.
Authorized agents or mandataries may submit requests to us at applicantprivacy@zenimax.com. If you are submitting a request through an authorized agent or mandatary, the authorized agent or mandatary must confirm their relationship with you. We may also request that any authorized agents or mandataries verify their identity, including by providing information about themselves, such as their name, email, phone number, and address. We may reach out to you directly to confirm that you have provided the agent or mandatary with your permission to submit the request on your behalf.
There may be circumstances where we will not be able to honour your request. Where an access request is refused, we will notify you in writing, document the reasons for refusal, and outline further steps that are available to you.
CHANGES: This Notice is subject to change from time to time. We will provide notice of such changes. If the scope of our collection, use, or disclosure of your personal information is modified as a result of such changes, Applicants may, if required by applicable law, be asked to confirm their continued consent to such practices.
CONTACTING US ABOUT THIS NOTICE: If you have any questions or concerns regarding our use of personal information as described in this Notice, please contact applicantprivacy@zenimax.com.