BUT DE CET AVIS : Le présent avis de confidentialité des demandeurs canadiens de ZeniMax Media (le « Avis ») décrit notre collecte et notre utilisation de renseignements personnels concernant les résidents canadiens qui postulent à un emploi (« Candidats ») chez ZeniMax Media Inc. ou ses filiales (ensemble, « ZeniMax », « nous », « nos » ou « nous »). Cet avis complète, mais ne remplace pas, aucun autre consentement que vous auriez pu nous fournir auparavant concernant vos renseignements personnels. Le présent avis ne s’applique pas aux employés qui sont couverts par un avis de confidentialité distinct une fois qu’une relation de travail a été établie. Cet avis a été élaboré en conformité avec la législation applicable sur la vie privée. Si cet avis entre en conflit avec une législation applicable, la législation préviendra.

PORTÉE DE CET AVIS : Cet avis s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons, utilisons et divulguons afin d’examiner votre demande et d’évaluer votre admissibilité à l’emploi.

Aux fins de cet avis, « renseignements personnels » désigne toute information qui concerne un individu et permet de l’identifier directement ou indirectement.

Le présent avis ne s’applique pas à notre collecte, utilisation ou divulgation d’informations personnelles qui ne sont pas soumises aux lois applicables sur la vie privée, telles que les coordonnées professionnelles, ni à la collecte, utilisation ou divulgation autrement permise par la loi.

Nos pratiques sont-elles les mêmes pour tous les candidats? Les catégories d’informations personnelles que nous recueillons, ainsi que leur utilisation, peuvent varier selon le(s) poste(s) ou lieu(s), ainsi que les qualifications et responsabilités associées. Les informations contenues dans cet avis visent à fournir une description globale de notre collecte et de notre utilisation des renseignements personnels concernant les candidats.

CATÉGORIES D’INFORMATIONS PERSONNELLES RECUEILLIES : En général, nous pouvons recueillir les catégories suivantes d’informations personnelles concernant les candidats, lorsque cela est conforme à la loi applicable :

• Identifiants : tels qu’un vrai nom, un alias, une adresse postale, un identifiant personnel unique, un identifiant en ligne, une adresse de protocole Internet, une adresse courriel ou d’autres identifiants similaires.
• Dossiers papier et électroniques : tels que des documents pouvant contenir nom, signature, adresse, numéro de téléphone, éducation, emploi, antécédents d’emploi, numéro de permis de conduire ou de carte d’identité provinciale, ou preuve d’autorisation de travailler au Canada (le cas échéant).
• Caractéristiques personnelles : telles que la race/ethnie, le genre, le sexe, l’âge, la date de naissance, le statut de vétéran, le handicap, le statut de citoyenneté et d’autres caractéristiques des classifications protégées selon la loi applicable. (Note : généralement, ces informations sont recueillies de façon volontaire ou désidentifiée, et sont utilisées en soutien à nos efforts d’égalité des chances et de diversité et d’inclusion ou lorsque la loi l’exige autrement.)
• Données audio, vidéo et autres données électroniques : telles que des informations audio, électroniques, visuelles ou similaires, y compris des images de vidéosurveillance, des photographies, des enregistrements d’appels et d’autres enregistrements audio (par exemple, des réunions enregistrées).
• Données de localisation : informations de localisation concernant un individu ou un appareil particulier.
• Informations et historique d’emploi : informations professionnelles ou liées à l’emploi, CV, lettres de référence, notes d’entrevue, vérifications de références, vérifications des antécédents, salaire, niveau salarial, postes occupés, formations et cours complétés ou suivis, évaluations, évaluations de rendement, discipline, promotions, rétrogradations, prix ou distinctions.

• Informations sur l’éducation : comme des informations sur l’histoire ou le parcours scolaire.

• Renseignements personnels sensibles. Numéro d’assurance sociale, numéro de permis de conduire, numéro de passeport, preuve d’une autorité valide pour travailler au Canada, race/ethnie, religion, orientation sexuelle, identité de genre et informations précises sur la géolocalisation.
  
  

DIVULGATION ET TRANSFERT D’INFORMATIONS PERSONNELLES : Nous pouvons transférer et divulguer les catégories d’informations personnelles décrites ci-dessus aux catégories suivantes de tiers pour les fins décrites dans le présent avis :

• Affiliés et filiales (y compris Microsoft Corporation et les sociétés du groupe Activision Blizzard)
• Fournisseurs de services et fournisseurs (par exemple, fournisseurs de prestations sociales, fournisseurs de paie, fournisseurs de technologies de l’information et d’hébergement)
  
  

Ces tiers peuvent être situés à l’extérieur de votre province d’emploi, y compris à l’extérieur du Canada.  Les lois applicables dans ces juridictions étrangères pourraient permettre à des gouvernements, tribunaux, forces de l’ordre ou organismes de réglementation étrangers d’accéder à l’information dans ces juridictions. Dans ces cas, nous respecterons les exigences locales relatives aux conditions de divulgation des renseignements personnels.

Dans la mesure où nous devons transférer les renseignements personnels des résidents du Québec à l’extérieur de la province du Québec (y compris vers d’autres provinces canadiennes), nous ne le ferons qu’en pleine conformité avec la loi applicable. Lorsque nécessaire, nous effectuerons toutes les évaluations d’impact nécessaires sur la protection de la vie privée des données et prendrons toutes les mesures nécessaires (y compris, sans s’y limiter, des mesures contractuelles) afin de garantir que les renseignements personnels que nous transférons recevront un niveau adéquat de protection dans la juridiction où ils sont transférés.

Nous pouvons également divulguer des renseignements personnels lorsque la loi l’exige ou le permet, y compris aux autorités fiscales, aux autorités d’indemnisation des travailleurs, aux régimes provinciaux de services médicaux, aux agences d’application de la loi, aux associations industrielles ou aux organismes de réglementation.

FINALITÉS DE LA COLLECTE ET DE L’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : Nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels des candidats raisonnablement requis pour évaluer l’admissibilité et l’aptitude à l’emploi conformément à la loi applicable. En général, nous pouvons collecter, utiliser et divulguer les catégories d’informations personnelles ci-dessus aux fins suivantes :

Gestion du processus de candidature. Gérer notre relation avec les candidats, y compris :

• Évaluation de l’admissibilité et de l’aptitude à l’emploi
• Administration ou exécution des contrats de travail lorsque cela s’applique
• Effectuer des vérifications préalables à l’embauche et à l’emploi (lorsque pertinent et conformément aux lois applicables)
• Objectifs de développement professionnel et de formation
• Vérification et gestion des qualifications applicables aux candidats, licences et autres qualifications
• Faciliter la communication et la collaboration des candidats
• Soutenir nos politiques d’égalité des chances en matière d’emploi ainsi que nos programmes de diversité et d’inclusion
  
  

Opérations commerciales et services à la clientèle. Concernant l’organisation et l’exploitation de notre entreprise ainsi que la prestation de services aux clients, y compris :

• Exploiter notre entreprise en développant, produisant, commercialisant, vendant et fournissant des biens et services
• Fournir des services après-vente à ses clients
• Offrir et maintenir un environnement de travail sain et sécuritaire pour tout le personnel
• Auditer et évaluer la performance des opérations commerciales, y compris les services aux clients et les activités associées
• Formation et contrôle de la qualité
• Respect des obligations de rapports et d’audit des clients
• Faciliter les occasions de développement des affaires, au cas pertinent
• Faciliter les communications pour faire avancer ce qui précède
  
  

Sécurité et surveillance. Surveiller et sécuriser nos ressources, réseau, locaux et actifs, y compris :

• Surveiller, prévenir et enquêter sur les inconduites ou violations des règles de travail soupçonnées ou présumées
• Surveiller, prévenir, enquêter et répondre aux incidents de sécurité et de vie privée
• Fournir et gérer l’accès aux contrôles d’accès physiques et techniques
• Surveillance des activités, de l’accès et de l’utilisation afin d’assurer la sécurité et le fonctionnement de nos systèmes et actifs
• Sécuriser nos bureaux, locaux et actifs matériels, notamment par l’utilisation de systèmes d’accès électroniques et de surveillance vidéo
• Prévention du vol, de la fraude et des risques similaires
  
  

Audit, comptabilité et gouvernance d’entreprise. Concernant les vérifications financières, fiscales, audits comptables, audits et évaluations de nos opérations commerciales, contrôles de sécurité, contrôles financiers ou conformité aux obligations légales, ainsi qu’à d’autres fins internes telles que l’administration de notre programme de conservation des documents.

F&A et autres transactions commerciales. À des fins de planification, de diligence raisonnable et de mise en œuvre de transactions commerciales, telles que les fusions, acquisitions, ventes ou transferts d’actifs, faillite ou réorganisation, ou autres transactions commerciales similaires.

Défendre et protéger les droits. Protéger et défendre nos droits et intérêts ainsi que ceux de tiers, y compris gérer et répondre aux litiges juridiques des candidats, employés et autres, enquêter, gérer et traiter des questions juridiques telles que les plaintes pour harcèlement, les comportements illégaux, les comportements criminels, la fraude, les réclamations civiles et les questions d’assurance, répondre aux réclamations ou litiges juridiques, et établir autrement, défendre ou protéger nos droits ou intérêts, ou les droits, intérêts, santé ou sécurité d’autrui, y compris dans le contexte de litiges anticipés ou réels avec des tiers.

Conformité aux obligations légales applicables. Relatives au respect des obligations légales applicables (telles que l’admissibilité à l’embauche, la réponse à des assignations et ordonnances judiciaires) ainsi qu’aux évaluations, examens et rapports relatifs à ces obligations légales, y compris en vertu des lois et règlements du travail et de l’emploi, des lois sur la sécurité sociale et fiscales, des règlements environnementaux, des lois et règlements sur la sécurité au travail, ainsi que d’autres lois, règlements, opinions et directives applicables.

Autres fins commerciales et commerciales. De plus, nous pouvons utiliser certaines informations personnelles que nous recueillons sur les demandeurs à d’autres fins, y compris des analyses et des informations.

Nous ne vendons pas les informations personnelles des demandeurs à des tiers, et nous ne partageons pas les informations personnelles des demandeurs à des fins de publicité comportementale intercontextuelle.

En tant qu’employeur, en général, nous avons le droit de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels du demandeur sans consentement (mais avec préavis) lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour établir, gérer et mettre fin à la relation d’emploi. Si et si la loi applicable l’exige, nous obtiendrons le consentement pour recueillir des renseignements personnels.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous conserverons vos renseignements personnels, y compris les renseignements sensibles, aussi longtemps que nécessaire pour les besoins pour lesquels ces renseignements personnels ont été recueillis et sont utilisés par nous, comme indiqué dans cet avis. Dans la mesure permise par la loi applicable, nous conserverons et utiliserons vos renseignements personnels au besoin pour respecter nos obligations légales, résoudre les différends, tenir des dossiers commerciaux appropriés et faire respecter nos ententes. Nous conserverons les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision vous concernant pendant au moins un an après leur utilisation.

Nous détruirons, effacerons ou rendrons anonymes (dans la mesure permise par les lois applicables) des documents ou autres documents contenant des renseignements personnels du demandeur dès qu’il sera raisonnable de supposer que l’objectif initial n’est plus rempli en conservant l’information et que la conservation n’est plus nécessaire à des fins juridiques ou commerciales.

PROTECTION DE L’INFORMATION

Nous protégeons les renseignements personnels sous notre garde ou notre contrôle en mettant en place des mesures de sécurité raisonnables visant à prévenir l’accès, la collecte, l’utilisation, la divulgation, la copie, la modification, la disposition ou des risques similaires non autorisés. Tout candidat qui est au courant, ou qui soupçonne, qu’il y a eu une collecte, utilisation ou divulgation non autorisée de renseignements personnels doit nous contacter immédiatement, comme indiqué ci-dessous. Tout employé ou candidat qui accéde, collecte, utilise ou divulgue des renseignements personnels sans autorisation sera soumis à des mesures disciplinaires, jusqu’à la fin de l’emploi.

PRÉCISION

Nous ferons des efforts raisonnables pour nous assurer que les informations personnelles du demandeur sont exactes, complètes et à jour pour les usages, y compris les informations divulguées à des tiers ou utilisées pour prendre une décision à votre sujet. Dans la plupart des cas, nous compterons sur vous pour garantir que les informations sont exactes, exactes et complètes. Vous avez des droits d’accès et de correction tels que décrits ci-dessous.

DROITS DES DEMANDEURS

Les demandeurs ont les droits suivants concernant leurs renseignements personnels :

• Droit d’accès :  Vous pouvez avoir le droit d’accéder à vos renseignements personnels détenus par ZeniMax, sous réserve de votre juridiction de résidence. Lorsqu’une demande d’accès est refusée, nous vous en informerons par écrit, documenterons les raisons du refus et détaillerons les étapes suivantes qui vous sont accessibles.
• Droit de corriger des informations inexactes : Vous pouvez avoir le droit de demander la correction de vos renseignements personnels inexacts que nous avons recueillis à votre sujet et de faire corriger ces renseignements personnels. Si un contesté concernant l’exactitude de vos renseignements personnels n’est pas résolu à votre satisfaction, nous annoterons les informations personnelles sous notre contrôle avec une note indiquant que la correction a été demandée mais non effectuée.
  
  

Les demandeurs résidents de la province du Québec ont les droits suivants concernant leurs renseignements personnels, en plus des droits mentionnés ci-dessus :

• Les demandeurs ont le droit de retirer leur consentement à notre utilisation ou divulgation de renseignements personnels, sans affecter la légalité des usages ou divulgations réalisés jusqu’au retrait. Le retrait du consentement ne crée pas une obligation pour nous de supprimer des renseignements personnels que nous sommes autrement autorisés ou tenus de conserver selon la loi applicable. Si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne puissions plus vous employer.
• Les demandeurs peuvent avoir le droit d’obtenir une copie lisible par machine de leurs renseignements personnels ou de nous les faire transférer à un autre tiers de leur choix (portabilité des données).
• Les demandeurs peuvent, dans certaines circonstances, avoir le droit de demander que nous cessions de diffuser leurs renseignements personnels ou de désindexer tout lien hypertexte permettant l’accès à ces renseignements personnels par des moyens technologiques, si cette diffusion contrevient à la loi applicable ou à un tribunal (droit à la désindexation).
  
  

Soumission des demandes. Vous pouvez nous soumettre vos demandes à applicantprivacy@zenimax.com.

Veuillez noter que nous pourrions exiger des informations supplémentaires de votre part afin de vérifier votre identité et votre demande.

Les agents autorisés ou mandataires peuvent nous soumettre des demandes à applicantprivacy@zenimax.com. Si vous soumettez une demande par l’entremise d’un agent ou mandataire autorisé, celui-ci doit confirmer sa relation avec vous. Nous pouvons également demander à tout agent ou mandataire autorisé de vérifier son identité, notamment en fournissant des renseignements sur eux-mêmes, tels que son nom, courriel, numéro de téléphone et adresse. Nous pouvons vous contacter directement pour confirmer que vous avez donné à l’agent ou mandataire la permission de soumettre la demande en votre nom.

Il peut y avoir des circonstances où nous ne pourrons pas honorer votre demande. Lorsqu’une demande d’accès est refusée, nous vous en informerons par écrit, documenterons les raisons du refus et détaillerons les étapes suivantes qui vous sont disponibles.

CHANGEMENTS : Cet avis peut être modifié de temps à autre. Nous fournirons un avis de ces changements. Si la portée de notre collecte, utilisation ou divulgation de vos renseignements personnels est modifiée à la suite de ces changements, les demandeurs peuvent, si la loi applicable l’exige, confirmer leur consentement continu à ces pratiques.

NOUS CONTACTER AU SUJET DE CET AVIS : Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre utilisation des informations personnelles telles que décrites dans cet avis, veuillez contacter applicantprivacy@zenimax.com